Legislação

CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DE SÃO PAULO

PORTARIA CREMESP Nº 115, 9 DE ABRIL DE 2026
Publicado no site do Cremesp, em 16 de abril de 2026.

Institui a Política de Gestão Documental e Memória do Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo.

O CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de 19 de julho de 1958 e alterada pela Lei nº 11.000, de 15 de dezembro de 2004; 

RESOLVE:

Art. 1º. Instituir a Política de Gestão Documental e Memória do Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo.

Art. 2º. Para fins desta Portaria, compreendem-se:

I – Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento, independentemente do suporte de registro da informação, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, e

II – Gestão da Memória é o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida no acervo institucional, bem como documentos e objetos abarcando iniciativas direcionadas à comunicação, à ação cultural e educativa.

CAPÍTULO I
DOS PRINCÍPIOS E DAS DIRETRIZES

Art. 3º. As normas de Gestão Documental e Memória serão regidas pelos seguintes princípios:

I – Mecanismos que promovam o acesso a documentos, dados e informações, visando a construção de uma administração pública mais eficiente, responsável e transparente;

II – A execução da Gestão Documental como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação, contribuindo para que a informação seja mantida íntegra e autêntica;

III – A organização dos documentos como forma de dar proteção especial aos documentos como instrumento de apoio à alta administração, com eficiência e agilidade;

IV – Fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da classe médica do Estado de São Paulo por meio da criação de espaço de Memória ou afins, assim como de divulgação do acervo do CREMESP;

V – Produção da narrativa acerca da memória da classe médica do Estado de São Paulo e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;

VI – Preservação da memória da classe médica do Estado de São Paulo, a promoção do acesso à informação, bem como a proteção de dados.

Art. 4º. As normas de Gestão Documental e da Memória serão regidas pelas seguintes diretrizes:

I – Observar os métodos e práticas de Gestão Documental à legislação arquivística e as orientações do Arquivo Nacional, bem como a Lei de Acesso À Informação e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;

II – Estruturar as normas e procedimentos de Gestão Documental, em todo o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais, desde sua criação ou recebimento, arquivamento, eliminação ou guarda permanente;

III – Garantir fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade na produção, reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

IV – Aplicar os Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo Federal e Atividades-Fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional nos documentos físicos e digitais;

V – Adotar modelo de requisito para sistemas que produzam documentos digitais em consonância com o e-ARQ Brasil;

VI – Os documentos digitais produzidos em sistemas informatizados deverão, no momento de sua criação, ter seus modelos associados e classificados desde o início, com a definição dos prazos de guarda e da destinação previstos nos respectivos Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, de modo a evitar a formação de massa documental digital acumulada;

VII – Aplicar os padrões técnicos mínimos e metadados mínimos exigidos em legislação vigente para os casos de digitalização de documentos que tenham a necessidade de produzir os mesmos efeitos legais dos documentos originais/físicos;

VIII– Avaliar e eliminar dados coletados pelo Cremesp em conformidade com os procedimentos de Gestão Documental;

IX – Otimizar a criação de documentos físicos e digitais, evitando a produção daqueles não essenciais e de cunho repetitivo, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos;

X – Controlar a produção, uso, armazenamento, tramitação e arquivamento de modo que os documentos estejam classificados conforme seus tipos documentais, bem como a adequação e padronização de espécies documentais;

XI – A eliminação de documentos, observar-se-ão os critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado;

XII – Capacitar e orientar os funcionários do Cremesp no que tange a Gestão Documental;

XIII – Realizar o tratamento, a descrição e a divulgação do acervo de acordo com os critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais.

CAPÍTULO II
DA GESTÃO DOCUMENTAL E DA MEMÓRIA

Art. 5º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD tem a atribuição de realizar a Gestão Documental e Gestão da Memória, bem como as normas e os procedimentos que se fizerem necessários à implantação e manutenção do Processo Eletrônico no Cremesp e Sistemas informatizados de produção de documentos digitais, em especial os relativos à gestão documental, à preservação digital, à presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, à gestão arquivística do correio eletrônico institucional, à acessibilidade, ao protocolo, recebimento, expedição, transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais, aos formatos de arquivo e mídias de armazenamento, aos meios de autenticação, à digitalização de documentos arquivísticos em conformidade com a legislação vigente.

Art. 6º. Compete, ainda, à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD:

 I - coordenar a análise crítica dos objetos a serem recolhidos para compor o acervo do Cremesp; 

II- gerir os objetos de caráter histórico oriundos de departamentos, seções, comissões e delegacias regionais do Cremesp;

III - coordenar o inventário e a exposição das peças que comporão o acervo do Cremesp; 

IV - instituir ambientes físicos e virtuais de preservação e divulgação de informações relativas à memória produzidas ou custodiadas pelo Cremesp, por meio de espaço de memória de caráter informativo, educativo e de interesse social.

Art. 7º. A Política de Gestão Documental e da Memória será gerida pelo presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que atuará como gestor de documentos.

Art. 8º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD deverá ser composta por funcionários de diferentes seções do Cremesp, sendo no mínimo: 

I - um funcionário com curso superior de Arquivologia.

II - um funcionário da seção de Tecnologia da Informação. 

Parágrafo único.  Os membros que compõem a CPAD deverão ser nomeados mediante portaria específica da autoridade competente.

Art. 9º. A Seção de Tecnologia da Informação - TI colaborará tecnicamente para implementação dos mecanismos tecnológicos e fornecimento de subsídios informacionais que se fizerem necessários à efetividade desta Política de Gestão Documental e da Memória, bem como os programas, projetos, normas e procedimentos delas decorrentes.

Art. 10. Compete aos departamentos, seções, comissões e delegacias regionais do Cremesp gerir a documentação arquivística produzida, recebida e acumulada, em conformidade com a legislação aplicável, normas, procedimentos internos e orientações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. A presente Política de Gestão Documental e da Memória será atualizada sempre que necessário, devendo ser continuamente monitorada e avaliada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Cremesp, com o objetivo de assegurar sua efetividade, aprimorar procedimentos e garantir maior agilidade na correção de eventuais ações ou diretrizes.

Art. 12. A Política de Gestão Documental e da Memória, em especial, os Programas e Projetos de Gestão Documental e da Memória, deverão ser amplamente divulgados para todo corpo funcional do Cremesp, tornando público seus objetivos e despertando a consciência e a responsabilidade dos funcionários sobre a importância das suas aplicações.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 09 de abril de 2026.

Dr. Angelo Vattimo
Presidente do Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo 

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

O Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo (Cremesp) é uma autarquia federal, fundada em 30 de setembro de 1957, que tem como missão servir à sociedade assegurando o exercício ético da Medicina. No cumprimento de sua missão, são produzidos documentos, do papel ao digital, que registram suas atribuições legais, com a função de subsidiar ações administrativas e garantir eficácia jurídica aos seus atos.

É dever do Poder Público a Gestão Documental e a proteção especial dos documentos de arquivo, bem como é de sua responsabilidade manter acessíveis e organizados os documentos produzidos no exercício das atividades-meio e atividades-fim. Ressalta-se que o acervo do Conselho Regional de Medicina constitui Patrimônio Cultural e histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal.

O cuidado com os documentos públicos, resguardado o sigilo determinado pela lei, é a forma de garantir aos profissionais médicos e à sociedade em geral o direito de acesso à informação; e o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os instrumentos técnicos que asseguram a efetividade do controle social e transparência pública.

Para além de uma demanda legal e atividade técnica, instituir uma Política de Gestão Documental e Memória ajudará a reconhecer e dar visibilidade às realizações dos profissionais da Medicina em benefício da sociedade, além de ratificar o compromisso do Cremesp em preservar parte do patrimônio histórico do Brasil, por meio do seu acervo, e de manter viva a memória de um passado que se faz presente, que é ponte para a construção de um futuro melhor. 

Em consonância com a legislação vigente:

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

O artigo 62 da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, estabelece que é crime destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de arquivo protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, definindo as sanções penais dele decorrentes;

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências;

Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências;

Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos; e altera a Lei nº 9.096, de 19 de setembro de 1995, a Lei nº 5.991, de 17 de dezembro de 1973, e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;

Resolução CFM nº 2.279, de 30 de julho de 2020, adota instrumentos técnicos de gestão de documentos de arquivo dos Conselhos de Medicina;

Portaria CREMESP nº 144, de 03 de outubro de 2023, dispõe sobre a composição dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e dá outras providências.

São Paulo, 09 de abril de 2026.

Dr. Angelo Vattimo
Presidente do Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo